Telefonanlage (3CX)

Funktionieren ausgehende Anrufe noch? Das hilft uns bei der Eingrenzung.

Betrifft es alle Rufnummern oder nur eine bestimmte Nummer?

Funktioniert das Internet an Ihrem Standort?

Ist an den Telefonen «Nicht stören» oder eine Umleitung aktiv?

Melden Sie die Störung mit diesen Angaben als «Kritisch», wenn niemand mehr erreichbar ist, und geben Sie für den Rückruf eine Mobilnummer an.

Einseitige oder abgehackte Sprache hat meist mit dem Netzwerk oder der Firewall zu tun. Hilfreich für uns sind:

Datum und Uhrzeit eines betroffenen Gesprächs

die angerufene bzw. anrufende Nummer

ob es intern, extern oder bei allen Gesprächen auftritt

ob kürzlich etwas am Netzwerk, Router oder an der Firewall geändert wurde

Mit dem 3CX Web Client telefonieren Sie im Browser und verwalten Status, Weiterleitungen, Voicemail und Kontakte.

Ihre Zugangsdaten und die Adresse kommen mit der Willkommensmail von 3CX. Über den Link «Passwort festlegen» bzw. «Set your password» legen Sie Ihr Passwort selbst fest.

Am besten Chrome oder Edge verwenden und das Mikrofon erlauben, wenn der Browser danach fragt.

Willkommensmail nicht erhalten oder Passwort vergessen? Melden Sie es uns, wir senden die Zugangsdaten neu.

Hinweis: Das 3CX-Login ist getrennt vom Login für dieses Störungsportal.

Im 3CX Web Client oder in der App oben rechts auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen klicken und den gewünschten Status wählen:

Verfügbar – Anrufe klingeln normal

Abwesend – Anrufe werden gemäss Ihren Weiterleitungsregeln behandelt

Nicht stören – es klingelt nicht, Anrufe gehen direkt auf die Weiterleitung, meist die Voicemail

Über das Stift-Symbol können Sie zusätzlich eine Statusmeldung für Ihre Kolleginnen und Kollegen hinterlegen, z. B. «Bis 14 Uhr in einer Sitzung». Bleibt der Status nicht wie gewünscht, prüfen Sie die Bürozeiten unter Einstellungen → Weiterleitung, denn dort kann der Status automatisch wechseln.

Im 3CX Web Client unter Einstellungen → Weiterleitung (Call Forwarding):

Wählen Sie den Status, für den die Regel gelten soll, z. B. «Abwesend» oder «Nicht stören».

Bei «Unbeantwortete Anrufe» legen Sie fest, nach wie vielen Sekunden weitergeleitet wird und wohin: Voicemail, Mobiltelefon, externe Nummer oder eine andere Nebenstelle.

Mit «Auch mein Mobiltelefon klingeln lassen» klingeln Tischtelefon und Handy gleichzeitig.

Dann den Status entsprechend umstellen – die Regel gilt nur, solange dieser Status aktiv ist.

Tipp: Mit der 3CX-App auf dem Handy brauchen Sie oft gar keine Weiterleitung, weil die App direkt mitklingelt. Weiterleitungen auf externe Nummern können je nach Einstellung Ihrer Anlage gesperrt sein – melden Sie sich in diesem Fall bei uns.

Bürozeiten: Im 3CX Web Client unter Einstellungen → Weiterleitung können Sie einen Zeitplan hinterlegen. Ausserhalb der Bürozeiten oder in der Pause wechselt Ihr Status dann automatisch, z. B. auf «Nicht stören».

Ferien: Stellen Sie Ihren Status auf «Abwesend» und richten Sie dafür eine Weiterleitung an eine Stellvertretung oder auf die Voicemail ein. Passend dazu eine eigene Abwesenheitsansage aufnehmen (siehe Frage zur Voicemail).

Sollen die Bürozeiten der ganzen Firma, Feiertage oder die Ansage der Hauptnummer geändert werden, melden Sie das bitte über das Portal – das stellen wir zentral ein.

Am Tischtelefon: die Voicemail-Taste drücken oder 999 wählen (Standard bei 3CX, kann bei Ihrer Anlage abweichen), dann Ihren PIN und # eingeben. Mit * spielen Sie Nachrichten ab, mit 9 kommen Sie in die Optionen – dort können Sie u. a. den PIN und Ihre Ansage ändern.

Im Web Client oder in der App: Nachrichten erscheinen in der Liste der Anrufe bzw. unter Voicemail und lassen sich direkt anhören.

Ansage ändern im Web Client: Profilbild → Einstellungen → Ansagen (Greetings). Dort können Sie eine Ansage über das PC-Mikrofon oder das Telefon aufnehmen oder eine Audiodatei hochladen – auch je eine eigene pro Status, z. B. für «Abwesend».

Je nach Einstellung erhalten Sie neue Nachrichten zusätzlich als E-Mail mit Audiodatei.

PIN vergessen? Melden Sie sich, wir setzen ihn zurück.

Ohne Rückfrage (blind): Während des Gesprächs «Transfer» bzw. «Weiterleiten» wählen, Nebenstelle oder Nummer eingeben – der Anruf wird sofort übergeben.

Mit Rückfrage: «Att. Transfer» bzw. «Rückfrage» wählen und Ziel anrufen. Sie sprechen zuerst mit der Kollegin oder dem Kollegen, der Anrufer wartet in der Halteschleife. Danach die Übergabe bestätigen – oder abbrechen und zum Anrufer zurückkehren.

Am Tischtelefon heissen die Tasten je nach Modell «Transfer», «Übergabe» oder ähnlich.

Tipp: Bei Kunden lieber mit Rückfrage verbinden – so geht kein Anruf verloren, falls niemand abnimmt.

Während eines Gesprächs im Web Client oder in der App «Teilnehmer hinzufügen» bzw. «Konferenz» wählen und die nächste Nummer anrufen. Sobald diese Person abnimmt, sind alle zusammen im Gespräch.

Am Tischtelefon gibt es dafür meist eine Taste «Konferenz».

Für geplante Besprechungen mit mehreren Personen oder Video bietet 3CX zusätzlich Meetings im Web Client an – je nach Lizenz und Einstellung Ihrer Anlage.

Ob Gespräche aufgezeichnet werden dürfen, wird für Ihre Anlage zentral festgelegt.

Ist es freigegeben, erscheint während eines Gesprächs im Web Client oder in der App eine Schaltfläche «Aufnehmen».

Aufnahmen finden Sie – sofern für Sie freigegeben – im Web Client unter «Aufnahmen».

Wichtig: Gesprächspartner müssen über eine Aufnahme informiert werden.

Möchten Sie Aufnahmen einführen oder ändern, melden Sie es uns – wir besprechen die Einstellungen mit Ihnen.